Resolución N° 731/15/1000
Nro de Expediente:
1101-000068-15
 
SECRETARIA GENERAL
Fecha de Aprobación:
18/9/2015

Tema:
VARIOS

Resumen:
Se aprueba el protocolo de actuación para el acceso de la distintas dependencias a la documentación declarada secreta, reservada o confidencias que se encuentra en custodia en el Archivo Central de Montevideo.-

Montevideo, 18 de Setiembre de 2015.-
 
        VISTO: la gestión promovida por el Archivo Central de Montevideo en relación a la determinación de un procedimiento que respalde la forma de actuar ante solicitudes, por parte de diferentes Servicios, de documentos cuya información se estableció por resolución, de carácter reservado, secreto o confidencial;
        RESULTANDO: 1o.) que en el marco del Sistema de Archivos de esta Intendencia y de los Gobiernos Municipales, se habilita a los Archivos de Gestión de los distintos Servicios a remitir al Archivo Central toda su documentación luego de cumplidos 5 años de guarda en el Servicio;
        2o.) que por el Art. 113.18 del Digesto "Acceso a los documentos. Los documentos preservados en los archivos del Sistema son de acceso público, pudiendo ser consultados por las dependencias de la Intendencia" (y de los Gobiernos Municipales) "y público en general, con las limitaciones que impone su estado de conservación; que no se haya realizado la descripción documental y aquellos declarados de carácter confidencial, secreto o reservado.....";
        3o.) que en el marco de la Ley 18.381 (artículos 8 a 10) la Intendencia de Montevideo mediante diversas resoluciones ha ido declarando como secreta, reservada o confidencial la información contenida en diversas agrupaciones documentales generadas en sus dependencias;
        4o.) que las oficinas productoras, en cada caso, por ser las que generan y gestionan esa documentación son quienes pueden, de corresponder, habilitar el acceso según el caso;
        5o.) que la Unidad Asesoría en informe de 20/7/15 expresa que corresponde la aprobación de un protocolo de actuación en el que se establezca que: a) la solicitud se haga por escrito con firma del Director respectivo; b) en la solicitud debe constar su motivo y la urgencia de obtener el documento; c) una vez localizado se remitirá a la oficina de origen para que analice el pedido y lo remita a la autoridad competente y d) en caso que el documento sea solicitado para presentar en un juicio iniciado contra la Intendencia o a iniciarse por parte de ésta, el procedimiento anteriormente descrito deberá realizarse dentro de las 48 horas de recibida la solicitud;
        CONSIDERANDO: que por Resolución No. 3088/10 de 12/7/10 se delegaron en el Secretario General las atribuciones conferidas en el artículo 16 de la Ley 18.381, de 17/10/08, así como la potestad de delegar a su vez dichas atribuciones;
        EL SECRETARIO GENERAL DE LA
        INTENDENCIA DE MONTEVIDEO
        RESUELVE:
        1.- Aprobar el siguiente protocolo de actuación ante solicitudes de documentación custodiada en el Archivo Central, por parte de dependencias de esta Intendencia y de los Gobiernos Municipales, el cual rige para los casos en que: a) dicha documentación contenga información establecido como secreta, reservada o confidencial, en el marco de lo dispuesto por la Ley No. 18.381 y resoluciones del Gobierno Departamental relacionadas y b) la dependencia solicitante de la documentación no se corresponda con el productor de ella.-
        2.- La dependencia de la Administración luego de constatar que el documento se encuentra en el Archivo Central de Montevideo deberá solicitarlo por escrito, con la firma del Director respectivo, especificando número de expediente, motivo de la solicitud y urgencia en obtener el documento.-
        3.- El Archivo Central de Montevideo una vez localizado el documento lo remitirá con la solicitud adjunta a la oficina de origen o productora para que ésta lo analice quien de entenderlo pertinente, podrá remitir la documentación o informar sobre ella a la dependencia requirente.-
        4.- En caso que el documento sea solicitado para presentar en un juicio iniciado contra la Intendencia de Montevideo o a iniciarse por parte de ésta, el procedimiento anteriormente descrito deberá realizarse dentro de las 48 (cuarenta y ocho) horas de recibida la solicitud.-
        5.- Comuníquese a todos los Municipios, a todos los Departamentos -para conocimiento de sus respectivas dependencias- a la Contaduría General, a las Divisiones Asesoría Jurídica, Asesoría de Desarrollo Municipal y Participación, a la Unidad de Acceso a la Información y pase al Archivo Central de Montevideo.-

FERNANDO NOPITSCH, Secretario General.-