Resolución N° 2736/11
Nro de Expediente:
2500-009140-10
 
SECRETARIA GENERAL
Fecha de Aprobación:
20/6/2011

Tema:
VARIOS

Resumen:
Se aprueba el Reglamento de Funcionamiento del Centro de Conferencias de la Intendencia de Montevideo y el Modelo de Contrato de Arrendamiento del referido Centro.-

Montevideo, 20 de Junio de 2011.-
 
        VISTO: la necesidad de reglamentar el funcionamiento del Centro de Conferencias de la Intendencia de Montevideo, formado por las Salas de Convenciones, la Explanada y el Atrio del Edificio Sede ex-Palacio Municipal y el Mirador Panorámico, en los pisos 1 y ½ y 2º, la Planta Baja, y el Piso 22, respectivamente;
        RESULTANDO: 1º) que el artículo R.19.55 del Volumen II del Digesto, Parte Reglamentaria, asigna a la División Turismo el cometido de programar y controlar la utilización y mantenimiento de las salas de convenciones, atrio y explanada a través de la Comisión Administradora del Centro de Conferencias;
        2º) que por Resolución Nº 4.264/10 de 15 de setiembre de 2010 se estableció la estructura orgánico-administrativa de esta Intendencia, según la cual depende de la División Turismo la Unidad Centro de Conferencias (Atrio y Salas de Convenciones), la que por lo tanto, vino a sustituir a la Comisión Administradora mencionada;
        CONSIDERANDO: 1º) que en virtud de la variedad y complejidad de las actividades que se llevan a cabo en el Centro de Conferencias, se estima conveniente aprobar un Reglamento de Funcionamiento, que contemple todos los aspectos operativos y contractuales, a fin de adecuar la normativa a los cambios experimentados por ese Centro, así como el Modelo de Contrato de Arrendamiento;
        2º) que la Dirección General del Departamento de Desarrollo Económico e Integración Regional comparte el proyecto de Reglamento de Funcionamiento elaborado por la División Turismo;
        3º) que se ha recabado el parecer de la División Asesoría Jurídica;
        LA INTENDENTA DE MONTEVIDEO
        RESUELVE:
        1.- Aprobar el siguiente Reglamento de Funcionamiento del Centro de Conferencias de la Intendencia de Montevideo (Salas de Convenciones, la Explanada y el Atrio del Edificio Sede y el Mirador Panorámico), instalado en los pisos 1 y ½ y 2º, la Planta Baja, y el Piso 22, respectivamente, del Edificio Sede, en los siguientes términos:
        Artículo 1º.- La Unidad Centro de Conferencias (Atrio y Salas de Convenciones), dependiente de la División Turismo, del Departamento de Desarrollo Económico e Integración Regional, tiene el cometido de programar y controlar la utilización y mantenimiento del Centro de Conferencias, integrado por las Salas de Convenciones, el Atrio del Edificio Sede ex-Palacio Municipal y el Mirador Panorámico, coordinando su contratación o reserva.
        Artículo 2º.- La División Turismo, del Departamento de Desarrollo Económico e Integración Regional, será competente para arrendar a terceros, en representación de la Intendencia de Montevideo, el uso de los locales y espacios del Centro de Conferencias.
        Artículo 3º.- Cuando las solicitudes de arrendamiento de dichos locales y espacios sean realizadas por personas físicas o jurídicas ajenas al Gobierno Departamental de Montevideo, se seguirá el procedimiento que a continuación se establece:
        1) La reserva de salas y/o espacios se hará por escrito ante la Dirección de la División Turismo, precisando los espacios a utilizar, el número estimado de participantes, las necesidades concretas de equipamiento (sonoro, visual y de mobiliario), la fecha de instalación de stands, si se requerirá un cartel de anuncio del evento en la parte exterior del Centro de Conferencias (fachada del Edificio Sede), y si aportará personal propio de seguridad durante la realización del mismo.
        2) La reserva se efectivizará abonando una seña del 10 % (diez por ciento) del costo total del arrendamiento de las salas o espacios a utilizar. El pago del saldo del precio se deberá realizar con al menos 48 horas de anticipación al evento programado.
        La seña o el precio abonados no serán devueltos en caso de cancelación del evento por razones ajenas a la Intendencia de Montevideo. De igual modo, si el evento se cancelase por razones ajenas a la Intendencia con una anticipación menor a treinta días de la fecha prevista para su inicio y no se hubiese abonado ya el precio, el solicitante del arrendamiento deberá abonar una indemnización equivalente a la mitad del costo total de las salas o espacios reservados (computándose en la indemnización el monto de la seña entregada).
        3) El gestionante suscribirá un contrato de arrendamiento con la División Turismo, en el que se establecerán las condiciones de uso de las salas o espacios del Centro de Conferencias, obligándose al cumplimiento integral de las mismas.
        4) Sin perjuicio de la suscripción del contrato referido, en caso de que el solicitante plantee la obtención de una bonificación en los precios de arrendamiento deberá fundamentar las razones para ello, correspondiendo al Intendente/a de Montevideo adoptar la decisión al respecto.
        Artículo 4º.- Las tarifas de arrendamiento de las salas o espacios del Centro de Conferencias serán las que a continuación se detallan.
        Sala Dr. Aquiles Lanza (Sala Azul):
          • por día 40 U.R., feriados 50 U.R.
        Sala Roja y Dorada:
          • por día 22 U.R., feriados 28 U.R.
        Sala de Ceremonias (Ernesto de los Campos):
          • por día 50 U.R. , feriados 60 U.R.
        Por el uso de 2 (dos) salas se le otorga un 10% de bonificación sobre el precio total. Por el uso de 3 (tres) salas se le otorga un 20% de bonificación sobre el precio del total.
        El uso de equipos de traducción incrementa en 5 U.R. el precio de arrendamiento de cada una de las salas. No se encuentran incluidos en ese precio los servicios de traducción.
        Pasadas las 20 horas solamente en forma excepcional se permitirá continuar con el uso de las salas arrendadas por un máximo de 3 horas, improrrogables, cobrándose un adicional de un 20% sobre el valor del arrendamiento de ese día.
        El arrendamiento de las salas da derecho al uso de la galería, foyer, la respectiva sala de comisiones situada a ambos lados de las salas de conferencias y ropería.
        El acceso al Mirador Panorámico se reglamentará posteriormente.
        El arrendamiento del Atrio del Edificio Sede tendrá un costo equivalente a 20 U.R. por día, feriados 25 U.R.
        Para la colocación de estructuras en la Explanada del Edificio Sede y en el Atrio se deberá realizar previo a la solicitud del uso, la consulta al Arquitecto del Servicio de Conservación del Palacio.
        Artículo 5º.- En caso de que la solicitud de salas y/o espacios sea realizada por dependencias de esta Intendencia, o por los Municipios, deberán cumplir los siguientes requisitos:
        1) La reserva de salas y/o espacios se hará por nota dirigida a la Dirección de la División Turismo con la prudente antelación, indicándose el horario de comienzo y de finalización de la actividad, así como las necesidades concretas de equipamiento (sonoro, visual y de mobiliario).
        2) Deberán programar la realización de sus actividades dentro del horario normal de funcionamiento, de lunes a viernes, entre las 9.00 y las 20.00 hs. En caso de que las necesidades de uso de salas y/o espacios excediera el horario mencionado y la solicitud de uso de los locales fuera efectuada por dependencias ajenas a la División Turismo, el costo de las horas extraordinarias de trabajo del personal del Centro de Conferencias será de cargo del Servicio solicitante. Del mismo modo se procederá cuando se solicitara el uso de las salas o espacios en días no hábiles (sábado, domingo y feriados).
        3) Cuando la actividad programada no pueda llevarse a cabo, la dependencia gestionante lo comunicará asimismo por escrito a la Dirección de la División Turismo con no menos de 48 horas de antelación, anulando la reserva. Si la dependencia o unidad gestionante no efectuare en debida forma el aviso de cancelación, se verá impedida de hacer uso de las salas o espacios del Centro de Conferencias durante los siguientes treinta días.
        4) La solicitud de salas y/o espacios se hará para uso exclusivo de la dependencia gestionante, no pudiendo gestionarse la misma para el uso de terceros ajenos a la Administración departamental y municipal.
        5) Las condiciones de uso de los espacios que integran el Centro de Conferencias se detallarán en un instructivo que se entregará a las dependencias solicitantes.
        6) Una vez autorizada la solicitud, la dependencia de que se trate deberá registrar su actividad en la planilla de uso de las salas y espacios del Centro de Conferencias.
        Artículo 6º.- Las instalaciones del Mirador Panorámico en el Piso 22 serán utilizadas exclusivamente para actividades inherentes al mismo y para aquellas que la Dirección de la División Turismo estime exceptuar.
        2.- Delegar en el Secretario General la facultad de otorgar bonificaciones en los precios de arrendamiento de las salas y espacios comprendidos en el Reglamento de Funcionamiento del Centro de Conferencias de la Intendencia de Montevideo, de acuerdo con lo previsto en el Artículo 3º), numeral 4) del mismo Reglamento.-
        3.- Aprobar el siguiente Modelo de Contrato de Arrendamiento del Centro de


        Conferencias:
        CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
        CENTRO DE CONFERENCIAS

        En Montevideo, el día … de … de 20 .... por una parte: la INTENDENCIA DE MONTEVIDEO, con domicilio en la Avenida 18 de Julio 1360, RUT 211763350018 (en adelante denominada “IdeM”) representada por .................. en su calidad de ............... y por otra parte: …...... en representación de ….......... con Nº de RUT ….......... domiciliado en …........, Montevideo (en adelante denominado “el Usuario”), acuerdan en celebrar el siguiente contrato:
        PRIMERO: OBJETO: La IdeM cede las instalaciones de (Sala ... foyer., etc.…..........) para la realización de …........ que tendrá lugar entre el día …........ y el …........ de 20... entre las ...hs respetando las condiciones del contrato.
        SEGUNDO: OBJETO: PRECIO POR USO DE LAS INSTALACIONES DEL CENTRO DE CONFERENCIAS:
        Se acuerda que como contraprestación por el uso de las instalaciones del Centro de Conferencias el Usuario se compromete a aportar a la IdeM con destino a la División Turismo la suma de UR …..... (UR..........) que se cubrirán mediante:
        El depósito de la suma de UR......... (UR........) en la tesorería de la IdeM, 48 hs. antes del evento, presentando al momento el Código de Barras entregado previamente por el Centro de Conferencias.
        TERCERO: INFRAESTRUCTURA: El Centro de Conferencias se otorga en las condiciones establecidas, con la infraestructura existente. Los servicios de limpieza están a cargo de la IdeM. Se adjunta reglamento de uso de las instalaciones, que se considera parte integral de este contrato.
        CUARTO: DEL PERSONAL: La IdeM proporcionará el personal necesario e idóneo para el evento (electricista, personal del área operativa para supervisar el armado de los stands y porteros) dentro del horario normal de labor.
        QUINTO: MANIPULACIÓN TÉCNICA: En caso de ser utilizados los equipos de audio, audiovisuales y otras pertenencias de la IdeM, estos sólo podrán ser operados por el personal del mismo. Se admitirá la intervención de terceros en casos de excepción, previa aprobación técnica requerida y autorizada con la debida anticipación.
        SEXTO: CIRCULACIÓN: La entrada y salida de proveedores, organizadores, así como los materiales para los armados se efectuará sin excepciones por el túnel de la IdeM en el horario acordado previamente con la Administración, siendo de responsabilidad del Usuario el adecuado cuidado y preservación de los mismos. La IdeM no aceptará equipos, escenografías, muebles o materiales de cualquier índole, excepto los que hayan sido aprobados previamente, los cuales entrarán al edificio en el momento acordado y serán retirados inmediatamente después del evento por el túnel de la IdeM. El Usuario se hará cargo de la descarga del material del vehículo así como también de las personas que lo transportarán hacia el lugar donde se desarrolle el evento.
        SEPTIMO: MONTAJE DESMONTAJE: El Usuario, por su parte, deberá hacerse cargo de todos los gastos que demande el montaje y desmontaje del evento, incluido los deterioros que pudieren ocasionarse durante el mismo.
        OCTAVO: CONSERVACIÓN: El Usuario no hará alteraciones de ningún tipo de la estructura, equipamiento, decoración o amoblamiento del edificio sin autorización previa de la Dirección de la División Turismo.
        NOVENO: DETERIORO: De producirse algún deterioro del Centro de Conferencias o de sus instalaciones, así como la rotura o desaparición de elementos de su equipamiento durante el período cubierto por este contrato, el Usuario deberá indemnizar a la IdeM por la suma que la pericia determine como valor de reposición.
        DÉCIMO: PLANILLA DE REQUERIMIENTOS: Es obligación del Usuario presentar la planilla técnica de requerimientos para el montaje del evento y planilla con los nombres de los organizadores, montajistas o personas vinculadas al mismo cinco días antes del evento conjuntamente con la previsión de horarios que fueran necesarios (timming). Los problemas de montaje por la no presentación de dicha planilla en el tiempo establecido, serán de total responsabilidad del Usuario.
        DECIMO PRIMERO: PUNTUALIDAD: Es de total responsabilidad del Usuario, dar comienzo al evento a la hora establecida, así como respetar los horarios establecidos previamente con la Administración del Centro de Conferencias.
        DECIMO SEGUNDO: La IdeM tendrá derecho a cancelar este contrato a su discreción, en cualquier momento si:
        a) Se hubiere producido una violación por parte del Usuario de las condiciones establecidas por este contrato.
        b) Se hubieran producido circunstancias o emergencias debidamente justificadas, en que la IdeM debiese hacer uso del espacio
        c) Por causas ajenas a la voluntad de la IdeM que el espacio no pudiese ser usado para los propósitos establecidos en este contrato.
        En el caso c) la IdeM devolverá al Usuario sin intereses todas las sumas y/o especies pagadas a la propia IdeM con respecto a este contrato.
        DECIMO TERCERO: RESPONSABILIDAD: El Usuario declara exonerar de toda responsabilidad a la IdeM, por todo daño y/o perjuicio que se pueda ocasionar a los autorizados o a terceros como consecuencia de la autorización concedida. Asimismo, declara asumir la obligación de reparar cualquier daño que se cause al Centro de Conferencias o a terceros en ocasión de la actividad a desarrollarse en virtud del permiso conferido. La IdeM no será responsable por la pérdida, hurto o daño causado a cualquier artículo de cualquier tipo traído o dejado en el edificio.
        DECIMO CUARTO: AUSENCIA/INCUMPLIMIENTO: En caso de no realizarse el evento nombrado en la cláusula primera de este contrato, o que el Usuario cancele el evento sin causa que lo justifique a criterio de la IdeM (tales como fuerza mayor o hecho fortuito no imputable), la parte incumplidora perderá la seña abonada, y en su caso el precio si ya hubiera sido totalmente integrado. De igual modo, si el evento se cancelase con una anticipación menor a 30 días de la fecha prevista para su inicio y no se hubiese abonado ya el precio, el usuario deberá abonar una indemnización equivalente a la mitad del costo total de las salas o espacios reservados (computándose en la indemnización el monto de la seña entregada).
        DECIMO QUINTO: LIBRE DE HUMO (según Resolución 2758/01 del Poder Ejecutivo) Está prohibido fumar en todas las instalaciones de la IdeM. Es responsabilidad del Usuario que todos los miembros del equipo de trabajo, artistas, montajistas, etc. cumplan con esta disposición de seguridad. En caso de incumplimiento, la IdeM podrá aplicar las multas correspondientes.
        DECIMO SEXTO: COMUNICACIÓN: El Usuario será responsable de la confección de afiches y folletos, pautados en medios de comunicación masiva (previa autorización de la IdeM) en los que sólo se hará referencia al evento. Toda situación deberá ser acordada previamente entre las partes. La IdeM tendrá derecho a registrar en fotografía, vídeo y/o audio el evento para uso público institucional no comercial y archivo. Deberá informarse a la IdeM en caso de filmación parcial o total del evento.
        DECIMO SEPTIMO: PUBLICIDAD: Durante el desarrollo del evento, pero aún fuera de los horarios establecidos para el mismo, el Usuario podrá incluir sus sponsors o auspiciantes (previa autorización de la IdeM), y sólo podrá presentarlos con promotoras o similar en las instalaciones del Centro de Conferencias.
        DECIMO OCTAVO: SERVICIOS CONTRATADOS POR EL USUARIO: El Usuario se hará cargo de la contratación y pago de servicio de catering y de cualquier otro servicio que estime conveniente. En todos los casos los prestadores de estos servicios deberán conocer los requerimientos y ponerse en contacto con el Centro de Conferencias para coordinar la prestación del servicio.
        DECIMO NOVENO: REPRESENTACIÓN: El Usuario acredita la representación invocada mediante certificado notarial expedido el ...... por ...... el cual se adjunta.
        VIGÉSIMO: En todo lo no previsto en este Contrato se aplicará el reglamento de función del Centro de Conferencias de la Intendencia de Montevideo.
        VIGÉSIMO PRIMERO: En prueba de conformidad, se firman dos ejemplares del mismo tenor en el lugar y fecha indicados en el acápite.

        ............................... ......................................
        Firma del Usuario Representante de la IdeM

        4.- Comuníquese a todos los Municipios, a todos los Departamentos, a la División Asesoría Jurídica, a la Contaduría General y pase al Departamento de Desarrollo Económico e Integración Regional.-
ANA OLIVERA, Intendenta de Montevideo.-
RICARDO PRATO, Secretario General.-