Resolución N° 1234/12
Nro de Expediente:
1100-000756-11
 
SECRETARIA GENERAL
Fecha de Aprobación:
26/3/2012

Tema:
VARIOS

Resumen:
Se deja sin efecto el numeral 1º de la Resolución Nº 816/02, de 4 de marzo de 2002, los artículos que se indican del Capítulo V, del Funcionamiento del Archivo de la Ciudad de Montevideo del Digesto y se aprueba la creación del Sistema de Archivo de la Intendencia de Montevideo.-

Montevideo, 26 de Marzo de 2012.-
 
        VISTO: la propuesta formulada por el Grupo de Trabajo conformado con el cometido de estudiar y proponer acciones tendientes a deslindar la documentación con valor histórico preservada en el Archivo de la Ciudad de Montevideo;
        RESULTANDO: 1o.) que el mencionado Grupo realizó en primera instancia una propuesta en cuanto a la creación de un Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo, el que se completaba con la formulación de su respectivo reglamento de funcionamiento;
        2o.) que asimismo esto se complementa con una propuesta de modificación de la denominación, integración y cometidos de la actual Comisión de Selección y Valoración, que se prevé pase a denominarse “Comisión de Evaluación y Selección Documental”, proyectándose un reglamento para su funcionamiento;
        3o.) que las modificaciones promovidas están basadas en el crecimiento sostenido del volumen documental a consecuencia de la transferencia realizada por los archivos de las distintas dependencias que no permiten el tratamiento adecuado de la documentación con valor histórico, así como su actual dispersión en diversas dependencias de la Intendencia;
        4o.) que en otro orden, los artículos 4º y 6º, entre otros, de la Ley Nº 18.220 de 20 de diciembre de 2007 y los artículos 5º y 6º de la Ley Nº 18.381 de 17 de octubre de 2008, imponen obligaciones y responsabilidades en la conservación y organización de los documentos, así como promueven la transparencia de la función administrativa y garantizar el derecho fundamental de las personas del acceso a la información pública;
        5o.) que la creación del sistema de archivos de la Intendencia de Montevideo permitirá la gestión integral de la documentación y garantizará la identificación, selección, expurgo, organización, descripción y uso adecuado del patrimonio documental de esta Administración;
        6o.) que informado por el Equipo Técnico de Actualización Normativa e Información Jurídica y por la Asesoría Jurídica surge que de acuerdo con el régimen que se promueve correspondería dejar sin efecto el numeral 1º de la Resolución Nº 816/02 de 4 de marzo de 2002 que creó el Archivo de la Ciudad de Montevideo, así como las normas incorporadas al Digesto en el Capítulo V "De la depuración de archivos y material en desuso” y en el Capítulo V.I “Del funcionamiento del Archivo de la Ciudad de Montevideo” del Título I “Del procedimiento administrativo” del Libro II “Del procedimiento”, Parte Reglamentaria del Volumen II “Procedimiento. Competencia” del Volumen II del Digesto Departamental;
        CONSIDERANDO: que el Departamento de Gestión Humana y Recursos Materiales, la Secretaría General y la División Asesoría Jurídica estiman procedente el dictado de resolución;
        LA INTENDENTA DE MONTEVIDEO
        RESUELVE:
        1. Dejar sin efecto lo dispuesto en el numeral 1º de la Resolución No. 816/02 de 4 de marzo de 2002.-
        2. Dejar sin efecto los artículos R. 104, R. 104.3 y R.104.4 del Capítulo V “De la depuración de archivos y material en desuso”, del Título I “Del procedimiento administrativo”, Parte Reglamentaria del Libro II “Del procedimiento”, del Volumen II “Procedimiento. Competencia” del Digesto, en la redacción dada por el numeral 1º de la Resolución No 4774/04, de 4 de octubre de 2004.-
        3. Dejar sin efecto el artículo R.104.1 del Capitulo V “De la depuración de archivos y material en desuso”, del Título I “Del procedimiento administrativo”, Parte Reglamentaria del Libro II “ Del procedimiento”, del Volumen II “Procedimiento. Competencia” del Digesto, en la redacción dada por el numeral 1º de la Resolución No 955/06, de 13 de marzo de 2006.-
        4. Dejar sin efecto el artículo R.104.2 del Capítulo V “De la depuración de archivos y material en desuso”, del Titulo I “Del procedimiento administrativo”, Parte Reglamentaria del Libro II “Del procedimiento”, del Volumen II “Procedimiento. Competencia” del Digesto, en la redacción dada por el numeral 1º de la Resolución No. 2533/05 de 30 de mayo de 2005.-
        5. Dejar sin efecto los artículos R.104.4.1 a R.104.4.11 y R.104.4.13 a R.104.4.19 del Capítulo V.I “Del funcionamiento del Archivo de la Ciudad de Montevideo”, del Título I “Del procedimiento administrativo”, Parte Reglamentaria del Libro II “Del procedimiento”, del Volumen II “Procedimiento.Competencia” del Digesto, en la redacción dada por el numeral 1º de la Resolución No 4773/04, de 4 de octubre de 2004.-
        6. Dejar sin efecto el artículo R.104.4.12 del Capítulo V.I “Del funcionamiento del Archivo de la Ciudad de Montevideo”, del Título I “Del procedimiento administrativo”, Parte Reglamentaria del Libro II “Del procedimiento”, del Volumen II “Procedimiento. Competencia” del Digesto, en la redacción dada por el numeral 1º de la Resolución No 1890/06, de 5 de junio de 2006.-
        7. Dejar sin efecto el Capítulo V.I “Del funcionamiento del Archivo de la Ciudad de Montevideo”, del Título I “Del procedimiento administrativo”, Parte Reglamentaria del Libro II “Del procedimiento”, del Volumen II “Procedimiento. Competencia” del Digesto.-
        8. Aprobar la creación del Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo, de acuerdo a las directivas expuestas a continuación:
        1) El Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo tendrá los siguientes cometidos:
        a) preservar el Patrimonio Documental, para alcanzar la especialización e interconexión de las administraciones documentales; favorecer los principios de publicidad, transparencia administrativa y participación ciudadana; preservar y garantizar los derechos ciudadanos de privacidad y propiedad intelectual, garantizando el derecho de acceso a la información pública.
        b) Integrar los archivos de la Intendencia mediante la aplicación de principios, normas, técnicas y métodos archivológicos, que habiliten la defensa, conservación, organización y servicio del Patrimonio Documental.
        c) Potenciar la utilización de la información por parte de la Administración y de los ciudadanos, dado su carácter testimonial, para la investigación, el comercio, la cultura y el fortalecimiento de la identidad y la memoria.
        2) El Sistema de Archivos estará conformado por:
        El Archivo Central de Montevideo, el que dependerá en forma directa de Secretaría General.
        El Archivo Histórico de Montevideo, que dependerá en forma directa de la División Artes y Ciencias, del Departamento de Cultura.
        Archivos de Gestión, que dependerán en forma directa de la dirección del Servicio, Unidad o dependencia a la cual pertenecen.
        3) El ARCHIVO CENTRAL DE MONTEVIDEO, será responsable por velar y conformar el Patrimonio Documental del Gobierno Departamental, siendo el órgano rector de la política archivística institucional. Presenta la dualidad de funcionar como Archivo Administrativo y Archivo Intermedio.
        Serán cometidos del Archivo Central:
        a) Coordinar el Sistema de Archivos institucional, definiendo las políticas tendientes a la normalización de la gestión documental.
        b) Definir las directivas y criterios generales en materia archivística, aplicables a todos los documentos pertenecientes al Patrimonio Documental del Gobierno Departamental.
        c) Asesorar y coordinar en materia archivística, a los centros y/o unidades de información documental pertenecientes a la Intendencia, no incluidas por definición en este Sistema.
        d) Definir el protocolo correspondiente al seguimiento de las pasantías de formación en archivología, a aplicar en los archivos del Sistema.
        e) Fomentar la cultura de la información archivística.
        f) Procurar la integración de los Gobiernos Municipales de Montevideo al Sistema de Archivos de la Intendencia.
        g) Preservar el Patrimonio Documental de la Intendencia en su fase Administrativa, correspondiente al período de vigencia administrativa y guarda precaucional.
        4) El ARCHIVO HISTÓRICO DE MONTEVIDEO, será responsable por la preservación del Patrimonio Documental Histórico del Gobierno Departamental en su fase histórica, el que se constituye con los documentos de cualquier tipo y en cualquier soporte, con valor histórico, cultural, social, entre otros, establecido por la Comisión de Evaluación y Selección Documental y con aquellos recibidos por donación, legado, custodia y/o adquisición.
        Serán cometidos del Archivo Histórico de Montevideo:
        a) Preservar el Patrimonio Documental Histórico de la Intendencia de Montevideo.
        b) Instaurar un espacio de visualización global centralizada, de toda documentación con valor histórico del Gobierno Departamental. Dicho espacio incluirá además de la documentación que conserva en sus propias instalaciones; aquella documentación con valor histórico que no se encuentra en el Archivo Histórico por estar dentro del período de vigencia o plazo de guarda precaucional en otros archivos del Sistema, de acuerdo a lo establecido por la Comisión de Evaluación y Selección Documental; o se encuentra en unidades o centros de información pertenecientes a la Intendencia no incluidos por definición en este Sistema.
        c) Coordinar y asesorar en el tratamiento técnico de la documentación con valor histórico, a los archivos del Sistema y a las unidades y centros de información, mencionados en el literal anterior.
        d) Implementar el sistema de descripción unificado de los documentos con valor histórico y de guarda permanente para todas las dependencias de la Intendencia de Montevideo, en coordinación con el Archivo Central.
        e) Promover actividades de extensión cultural, procurando la sensibilización de la sociedad sobre la importancia de los archivos como unidades de información esenciales para la misma y como parte fundamental de la memoria colectiva.
        5) ARCHIVOS DE GESTIÓN: Son los archivos existentes en todos los servicios y unidades de la Intendencia, cuyo subfondo se constituye con la documentación en trámite o sometida a consulta frecuente por las oficinas productoras y/o receptoras, durante el plazo de guarda establecido en la reglamentación vigente.
        Serán cometidos de los Archivos de Gestión:
        Preservar y organizar los documentos que se gestionan en el servicio o unidad al que pertenecen, de acuerdo a los principios y técnicas archivísticas establecidas por el Archivo Central, durante el plazo de guarda de la documentación en los mismos.
        6) Todas las unidades administrativas de la Intendencia de Montevideo están sujetas al cumplimiento de las directivas que rigen el Sistema de Archivos.
        7) Se deberá garantizar la transferencia de la documentación de carácter histórico desde el Archivo Central al Archivo Histórico, una vez cumplido el plazo de guarda precaucional.
        8) La documentación identificada con valor histórico, acompañada de los instrumentos de descripción, que pertenece a las series documentales que figura en el anexo I, que se agrega formando parte de la presente Resolución y que actualmente se encuentra en el Archivo de la Ciudad de Montevideo del Centro de Formación y Estudios, quedará en sus unidades de conservación, en custodia en el Archivo Central hasta tanto el Archivo Histórico de Montevideo esté en condiciones de recibirla. Será responsabilidad del Archivo Central garantizar su adecuada preservación hasta tanto se concrete su traslado.-
        9. Aprobar el siguiente Reglamento de Funcionamiento del Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo:
        Artículo 1º.- El Patrimonio Documental de la Intendencia de Montevideo está constituido por el conjunto de documentos de cualquier época, cualquiera sea su tipo o soporte:
        a) producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las dependencias de la Intendencia o por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en relación con la gestión de la misma, siendo de utilidad para la gestión diaria de las unidades administrativas y pudiendo tener valor de guarda permanente y/o valor histórico;
        b) colecciones privadas de interés general adquiridas mediante compraventa, legado o donación por su valor histórico.
        Artículo 2º.- La preservación de Patrimonio Documental será responsabilidad de los archivos que integran el Sistema, de acuerdo a la fase del Ciclo Vital:
        * A los archivos de Gestión corresponde la preservación de los documentos en fase Pre–Archivística, durante su momento de gestación y momento de trámite.
        * Al Archivo Central corresponde la preservación de los documentos en fase Administrativa, durante su momento de vigencia y momento de guarda precaucional.
        * Al Archivo Histórico corresponde la preservación de los documentos en fase Histórica, una vez cumplido el plazo precaucional y de las colecciones privadas adquiridas o recibidas por legado o donación.
        Artículo 3º.- Los documentos preservados en los archivos del Sistema son de acceso público, pudiendo ser consultados por las dependencias de la Intendencia y público en general, con las limitaciones que impone su estado de conservación; que no se haya realizado la descripción documental; y aquellos declarados de carácter confidencial, secreto o reservado mediante el procedimiento previsto en el artículo R.88 del Volumen II, Libro II, Parte Reglamentaria, Título I, Capítulo III, Sección VI, del Digesto.
        Artículo 4º.- Los archivos Central e Histórico deberán contar con profesionales Archivólogos de forma de asegurar la aplicación del conocimiento especializado en el tratamiento y preservación del Patrimonio Documental. En el caso del Archivo Histórico deberá contar además con un área técnica multidisciplinaria, así como con un área destinada a las actividades de difusión y extensión cultural.
        Artículo 5º.- Principios generales que rigen el Sistema:
        _Principio de Respeto a los Fondos: es el respeto a la unicidad del Patrimonio Documental de la Intendencia, manteniendo su independencia respecto a otros organismos y niveles de gobierno.
        _Principio de Procedencia: establece que los documentos deben conservarse en su contexto de producción (agrupación documental de origen), no debiendo mezclarse la documentación procedente de unidades administrativas diferentes.
        _Principio de Orden Original: establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
        Estos principios se deberán complementar con los que establezca la normativa departamental en referencia al Derecho de Acceso a la Información.
        Artículo 6º.- Son funciones del Archivo Central de Montevideo:
        a) Emitir las directrices generales para todos los archivos, centros y unidades de información y/o documentación de la Intendencia de Montevideo, en referencia a la identificación, organización, conservación, descripción, transferencia y expurgo de documentación, cualquiera sea su soporte.
        b) Realizar el seguimiento y control del cumplimiento de las directrices generales en materia archivística en los archivos del Sistema (Archivo Central, Histórico y todos los de Gestión).
        c) Controlar el funcionamiento de los distintos archivos de Gestión, estableciendo los criterios de ordenación documental.
        d) Controlar el cumplimiento del protocolo de seguimiento de las pasantías de formación en archivología, a aplicar en los archivos del Sistema; y realizar el seguimiento de las pasantías de estudiantes de Archivología en los servicios y unidades de la Intendencia que no cuenten con profesionales archivólogos.
        e) Coordinar con el Archivo Histórico el desarrollo, implementación y posterior seguimiento del método de descripción documental unificado para toda documentación que reviste valor de guarda permanente o valor histórico, que se preserva en los archivos del Sistema (Archivo Central, Histórico y todos los de Gestión) así como también en los centros y/o unidades de información de la Intendencia.
        f) Brindar asesoramiento técnico a todas las dependencias del Gobierno Departamental y Gobiernos Municipales que lo soliciten.
        g) Organizar y/o promover programas de capacitación y actualización en gestión documental, para los funcionarios de los archivos que integran el Sistema.
        h) Determinar las distintas agrupaciones documentales producidas por los servicios o unidades de la Intendencia para su clasificación y ordenación. A tal efecto, asegurará el cumplimiento de los principios de Procedencia y de Orden Original.
        i) Conformar y remitir a la Comisión de Evaluación y Selección Documental, la propuesta del proceso de evaluación de los documentos, en coordinación con el Archivo Histórico de Montevideo (debiendo participar siempre un profesional Archivólogo del ACM y uno del AHM), la misma deberá acompañarse con todos los antecedentes que permitan el estudio y valoración de la documentación a ser considerada por la Comisión.
        j) Convocar a la Comisión de Evaluación y Selección Documental, para estudiar la propuesta de valoración de los documentos.
        k) Analizar la integración del Sistema de Archivos de la Intendencia al Sistema Nacional de Archivos.
        l) Procurar acuerdos con los gobiernos municipales que permitan coordinar la administración documental producto de su gestión, cumpliendo con los principios de Respeto a los Fondos, Procedencia y Orden Original.
        m) Definir las pautas para la transferencia de la documentación dentro del Sistema.
        n) Recibir y administrar de acuerdo con los principios y las prácticas archivísticas, todos los documentos, en cualquier soporte, que sean transferidos desde los archivos de Gestión.
        o) Aplicar a los documentos recibidos todas las operaciones técnicas necesarias para su correcta descripción, elaborando los instrumentos de descripción pertinentes, a fin de lograr una rápida localización y recuperación de la información contenida en ellos.
        p) Proporcionar un servicio de información basado en los documentos de archivo que asegure el acceso a la información pública, para la Administración y público en general, aportando a la transparencia de la función administrativa, conforme al protocolo de actuación aprobado por Resolución de la IM Nº 3028/10 del 5 de julio de 2010, con excepción de aquellos declarados de carácter confidencial, secreto o reservado.
        q) Elaborar y actualizar la Tabla de Plazos Precaucionales, conforme a lo dispuesto por la Comisión de Evaluación y Selección Documental, siendo responsable por cumplir y hacer cumplir los plazos establecidos en la misma.
        r) Transferir al Archivo Histórico la documentación con valor histórico, una vez cumplido el plazo precaucional en el Archivo Central.
        s) Determinar el método de expurgo de los documentos sin valor secundario, una vez vencido el plazo precaucional, controlando el cumplimiento del proceso de eliminación.
        t) Establecer su propia normativa y reglamentación para los servicios de préstamo y consulta, así como sus procedimientos internos de funcionamiento y atención al público, de los que deberá dar debida difusión.
        Artículo 7 º.- Son funciones del Archivo Histórico de Montevideo:
        a) Desarrollar, implementar y realizar el posterior seguimiento del método de descripción documental unificado para toda documentación que reviste valor de guarda permanente o valor histórico, que se preserva en los archivos del Sistema (Archivo Central, Histórico y todos los de Gestión) así como también en los centros y/o unidades de información de la Intendencia; en coordinación con el Archivo Central.
        b) Conformar y remitir a la Comisión de Evaluación y Selección Documental, la propuesta del proceso de evaluación de los documentos, en coordinación con el Archivo Central de Montevideo (debiendo participar siempre un profesional Archivólogo del ACM y uno del AHM), la misma deberá acompañarse con todos los antecedentes que permitan el estudio y valoración de la documentación a ser considerada por la Comisión.
        c) Convocar a la Comisión de Evaluación y Selección Documental, para estudiar la propuesta de valoración de los documentos.
        d) Implementar programas para preservar la documentación con valor histórico de la Intendencia de Montevideo, presente tanto en el propio Archivo Histórico como en las unidades o centros de información pertenecientes a la Administración, así como en aquellos archivos de Gestión para los cuales en forma excepcional, la Comisión de Evaluación y Selección Documental determine un período de guarda mayor en el mismo.
        e) Procurar acuerdos con los gobiernos municipales, que permitan coordinar programas para la preservación de la documentación con valor histórico.
        f) Recibir y administrar de acuerdo con los principios y las prácticas archivísticas, todos los documentos con valor histórico, en cualquier soporte, que sean transferidos desde el Archivo Central, una vez cumplido su plazo precaucional.
        g) Elaborar los instrumentos de descripción archivísticos propiamente dichos, que posibiliten la identificación, localización y utilización de la información contenida en los documentos de archivo, permitiendo el acercamiento al conocimiento y características físicas de la documentación.
        h) Asegurar la preservación de los documentos que integran el Patrimonio Documental Histórico de Montevideo, para lo cual dispondrá las acciones necesarias para la restauración de aquellos que presentan deterioro, en su propio taller o a través de terceros.
        i) Conformar Archivos de Seguridad mediante la microfilmación de los documentos de archivo; y Archivos de Consulta mediante la digitalización de los mismos, de forma de evitar la manipulación de los originales.
        j) Procurar el enriquecimiento del Patrimonio Documental Histórico de la Intendencia, mediante: la captación de documentos con valor cultural, científico, histórico, social, entre otros; la compraventa, legado o donación de documentos; la realización de campañas y gestiones tendientes a enriquecer el fondo documental histórico; y/o la obtención de copias en cualquier formato de documentos históricos relacionados con Montevideo, existentes en otros archivos.
        k) Promover actividades de difusión y extensión cultural tales como: página web, publicaciones, exposiciones, dossieres, charlas, programas pedagógicos destinados a escolares y estudiantes, talleres, entre otros.
        l) Proporcionar un servicio de información basado en los documentos de archivo, para las dependencias del Gobierno Departamental, otros niveles de gobierno, investigadores, estudiantes y público en general, que asegure el acceso a la información pública, conforme a lo establecido en la normativa vigente.
        m) Promover la formación y actualización de funcionarios y funcionarias de la Intendencia, particularmente de aquellas unidades donde se preserva documentación con valor histórico.
        n) Establecer su propia normativa y reglamentación para los servicios de préstamo y consulta, así como sus procedimientos internos de funcionamiento y atención al público, de los que deberá dar debida difusión.
        Artículo 8º.- Son funciones de los Archivos de Gestión:
        a) Preservar todos los documentos producidos o recibidos por su unidad o servicio, respetando su integridad y unicidad conforme al Procedimiento Administrativo común vigente, hasta su transferencia al Archivo Central o expurgo.
        b) Organizar los documentos que se producen en la unidad o servicio de acuerdo a los métodos y técnicas archivísticas, establecidos por el Archivo Central.
        c) Instalar adecuadamente los documentos en unidades de instalación y conservación que garanticen su integridad física, su consulta y posterior transferencia al Archivo Central de la Intendencia.
        d) Cumplir con los lineamientos establecidos por el Archivo Histórico y el Archivo Central, referente al método de descripción documental y los programas para preservación de la documentación con valor histórico y con valor de guarda permanente, respectivamente.
        e) Gestionar y servir los documentos a la unidad donde se han generado y a los involucrados.
        f) Proporcionar un servicio de información basado en los documentos de archivo, aportando a la transparencia de la función administrativa y asegurando el acceso a la información pública, con excepción de aquellos declarados de carácter confidencial, secreto o reservado previsto en el artículo R.88 del Volumen II, Libro II, Parte Reglamentaria, Título I, Capítulo III, Sección VI del Digesto.
        g) Transferir al Archivo Central los documentos que hayan cumplido el plazo máximo de guarda previsto en el Sistema para los archivos de Gestión; el que deberá realizarse de acuerdo a las pautas establecidas por el Archivo Central.
        h) Iniciar el proceso de expurgo de la documentación sin valor secundario que haya cumplido el plazo precaucional.
        Artículo 9º.- Relacionamiento interno del Sistema.
        A) Archivos de Gestión – Archivo Central de Montevideo:
        1. Las direcciones de todos los servicios, unidades u otras dependencias de la Intendencia, son responsables por la preservación y el buen funcionamiento del/los Archivo/s de Gestión de su dependencia, debiendo asegurar el cumplimiento de los lineamientos generales que rigen el Sistema de Archivos de la Intendencia y aquellos establecidos por el Archivo Central para su organización.
        2. Las direcciones de todos los servicios, unidades u otras dependencias de la Intendencia, deberán solicitar asesoramiento técnico al Archivo Central ante situaciones no claras o imprevistas referidas a la gestión de los documentos que se preservan en sus Archivos de Gestión, debiendo actuar de acuerdo a lo que éste dictamine. Si así no lo hicieran, serán responsables por todo eventual menoscabo en la integridad de los documentos del que resulte pérdida de información; alcanzando responsabilidad administrativa y penal cuando corresponda.
        3. El Archivo Central, en tanto órgano rector del Sistema, realizará las intervenciones que entienda pertinentes en los Archivos de Gestión, para controlar el cumplimiento de los lineamientos generales que rigen el Sistema y aquellos específicos para la organización de los documentos.
        Transferencia de documentación de los Archivos de Gestión al Archivo Central:
        4. Los Archivos de Gestión deberán remitir anualmente al Archivo Central de Montevideo toda documentación que tenga cinco años cumplidos desde su gestación al 31 de diciembre del año anterior a su envío, de acuerdo al Cronograma Anual de Transferencia. Exceptúase de esta regla toda aquella documentación propuesta para expurgo por haber agotado su valor primario y no presentar valor secundario en potencia.
        5. En caso de ser necesaria la permanencia de la documentación durante un período de tiempo mayor en el Archivo de Gestión, la Dirección del servicio o unidad deberá solicitar en forma fundada la extensión del plazo al Archivo Central, quien tiene la potestad de prorrogar hasta por igual período, sin necesidad de convocar a la Comisión de Evaluación y Selección Documental.
        6. En caso de ser necesaria la permanencia de la documentación durante períodos mayores en el Archivo de Gestión, la Dirección del servicio, unidad o dependencia deberá solicitar en forma fundada la extensión del plazo al Archivo Central, quien deberá elaborar la propuesta para ser considerada por la Comisión de Evaluación y Selección.
        7. Los documentos remitidos al Archivo Central deberán estar correctamente identificados, foliados, ordenados y no deberán tener duplicados, ni presentar ningún vicio de forma. En caso contrario serán devueltos.
        8. Los servicios, unidades y dependencias que remitan documentación al Archivo Central serán responsables por la transferencia de la misma; debiendo coordinar con éste la fecha y condiciones del traslado. La documentación remitida se deberá acompañar con:
        a) la documentación registrada en los sistemas informáticos, deberá estar caratulada correctamente y acompañarse con el Remito correspondiente;
        b) la documentación no registrada en los sistemas informáticos, deberá acompañarse con la Hoja de Remisión y el registro en soporte informático, normalizados por el Archivo Central.
        9. El Archivo Central tendrá un plazo máximo de 20 días hábiles para controlar la documentación remitida por los archivos de Gestión, pudiendo prorrogarse dicho plazo por hasta igual período, por razones fundadas. El mismo devolverá la documentación que no cumpla con las pautas establecidas en la normativa vigente, acompañándola con el formulario de devolución, especificando las causas de la misma.
        10. Los Archivos de Gestión deberán solicitar autorización al Archivo Central, para realizar el expurgo de los documentos que hayan cumplido el plazo precaucional. Dicha solicitud deberá realizarse mediante Formulario de Eliminación en 3 vías: la 1ª vía para el servicio o unidad, la 2ª vía para el Archivo Central y la 3ª vía para el Servicio de Imprenta y Reproducción.
        11.Los Archivos de Gestión deberán informar al Archivo Central en caso de que posean documentación con potencial valor histórico y/o de guarda permanente.
        B) Archivo Central de Montevideo – Archivo Histórico de Montevideo:
        1. El Archivo Central transferirá al Archivo Histórico de Montevideo, la documentación con valor histórico que haya cumplido el plazo precaucional establecido por la Comisión de Evaluación y Selección Documental.
        2. La documentación transferida por el Archivo Central se deberá acompañar con los Instrumentos de Descripción correspondientes a la etapa del ciclo vital.
        3. La transferencia de la documentación será acordada entre ambos archivos, tanto en lo que refiere a la fecha y condiciones físicas, como a la responsabilidad de efectuar la misma. Dicha documentación deberá remitirse correctamente identificada y se acompañará con:
        a)Remito, para aquella documentación que sea registrada en los sistemas informáticos,
        b) Hoja de Remisión y registro en soporte informático, cuando no haya registro en los sistemas informáticos.
        4. El Archivo Histórico tendrá un plazo máximo de 20 días hábiles para controlar la documentación remitida por el Archivo Central, pudiendo prorrogarse dicho plazo por hasta igual período, por razones fundadas. El mismo devolverá aquellos documentos que no cumplan con las pautas establecidas en la normativa vigente, acompañándola con el formulario de devolución, especificando las causas de la misma.
        5. El Archivo Central y el Archivo Histórico coordinarán el tratamiento de la documentación con valor histórico, durante el plazo de guarda precaucional en el Archivo Central.
        6. El Archivo Central deberá comunicar al Archivo Histórico la existencia de documentación con posible valor histórico en los Archivos de Gestión.
        7. Ambos archivos deberán coordinar la preparación de la propuesta a elevar a la Comisión de Evaluación y Selección Documental.
        C) Archivo Histórico de Montevideo – Archivos de Gestión:
        1. El Archivo Histórico, responsable del Patrimonio Documental Histórico de la Intendencia realizará en coordinación con el Archivo Central, las intervenciones que entienda pertinentes en los Archivos de Gestión, sobre la documentación con valor histórico en potencia, para asegurar la preservación de la misma.
        2. En aquellos casos en que se haya autorizado la permanencia en los Archivos de Gestión de documentación con valor histórico, durante un período mayor al que establece el Reglamento, el Archivo Histórico realizará las intervenciones que considere necesarias para garantizar su preservación y controlar el cumplimiento de los lineamientos específicos.
        Artículo 10º.- Expurgo de la Documentación.
        1. El Archivo Central determinará el método de eliminación o expurgo de los documentos sin valor secundario, que hayan cumplido el plazo de guarda precaucional en los archivos del Sistema, el que estará basado en el tipo de información que contienen:
        a) documentación que contenga datos sensibles, datos personales y representativos de valores, será destruida por medios técnicos apropiados, en condiciones que hagan imposible su utilización futura. La destrucción deberá realizarse en presencia de un representante del Archivo Central y ante Escribano Público, quien labrará un acta del procedimiento realizado.
        b) la documentación no contemplada en el numeral anterior, será remitida al Servicio de Imprenta y Reproducción y podrá ser vendida para su reciclaje o donada a entidades sin fines de lucro. La Unidad Central de Auditoría Interna controlará el retiro del material del Servicio de Imprenta y Reproducción.
        2. El Archivo Central será responsable por el proceso de eliminación de la documentación, debiendo coordinar:
        a) con el Servicio de Escribanía, la presencia de un Escribano en el acto destrucción de documentación con datos sensibles, datos personales y representativos de valores;
        b) con la Unidad Central de Auditoría Interna la presencia de un representante de la misma, para controlar el retiro de los documentos de expurgo vendidos o donados, del Servicio de Imprenta y Reproducción.
        3. La remisión al Servicio de Imprenta y Reproducción de la documentación para su destrucción, venta o donación, será responsabilidad de la unidad administrativa que tiene asignada la guarda de la misma (Archivos de Gestión o Archivo Central).
        Artículo 11º.- Préstamo de Documentos de Archivo:
        Las dependencias de la Intendencia podrán solicitar en carácter de préstamo y para el cumplimiento de sus cometidos, los documentos custodiados en los archivos del Sistema. En el caso del Archivo Histórico no se podrá prestar documentos originales por razones de conservación.
        1. Las solicitudes de préstamo de documentación la deberán realizar las direcciones de los servicios o unidades de la Intendencia (mediante procedimiento que se reglamentará) dirigida, según corresponda: al Archivo Central, al Archivo Histórico o a la dirección del servicio o unidad responsable por la guarda de la documentación en un Archivo de Gestión.
        2. El documento o la reproducción otorgada en préstamo, deberán ser devueltos en el mismo estado de conservación en que fueron retirados, en un plazo máximo de dos meses, pudiendo ampliarse dicho plazo por hasta igual período en situaciones excepcionales, debidamente justificadas por la dirección del servicio o unidad solicitante.
        3. Cuando sea necesario el préstamo por períodos mayores, la dirección de la unidad correspondiente solicitará ampliación del plazo mediante Nota SEM dirigida al Archivo Histórico, al Archivo Central, o al servicio o unidad que corresponda.
        4. Estos plazos no se aplicarán cuando las unidades administrativas soliciten expedientes al Archivo Central o a los Archivos de Gestión para ser reactivados o adjuntados a otro expediente. Dicha solicitud se deberá realizar mediante nota fundada, con la firma de la dirección del servicio o unidad solicitante.
        5. Además de los casos previstos en los ítems anteriores, los documentos custodiados en los archivos del Sistema podrán ser retirados de los mismos, únicamente en las siguientes situaciones:
        a) cuando sean solicitados por dependencias judiciales, mediando petición fundada;
        b) del Archivo Central y del Archivo Histórico: para la realización de exposiciones o publicaciones, de acuerdo al procedimiento previsto en el Reglamento Interno de los mismos y previa autorización de Secretaría General.
        c) del Archivo de Gestión, por el profesional patrocinante del interesado, según lo establecido en el Procedimiento Administrativo común vigente (Art. R.87 del Vol. II, Libro II, Parte Reglamentaria, Título I, Cap. III, Sección IV del Digesto).
        6. El Archivo a quien corresponda la guarda de la documentación, deberá controlar el reintegro de la misma en iguales condiciones en que fuera prestada y dentro del plazo acordado al otorgarse la autorización correspondiente.
        Artículo 12º.- Glosario de Términos.- Las definiciones del presente artículo, serán de aplicación en todo el Gobierno Departamental y Gobiernos Municipales en referencia a su Patrimonio Documental.
        Agrupaciones Documentales: son los grupos de documentos que se conforman en agrupaciones naturales atendiendo a su formación original (principio de procedencia y de orden original); y en agrupaciones artificiales atendiendo a situaciones subjetivas de los productores y/o profesionales de la información.
        Entre las primeras: el Fondo, Subfondo, Subfondo Subordinado, Grupo de Series, Serie, Subserie y la unidad documental simple y compuesta.
        Entre las segundas: las denominadas secciones ficticias y las colecciones.
        Archivo: conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por la Administración, personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. También es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.
        Para que se pueda hablar de archivo, los documentos han de estar organizados y su información recuperable para su uso.
        Ciclo Vital de los documentos: proceso natural por el que transitan todos los documentos de archivo desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente, estructurado en diferentes fases.
        A cada fase del Ciclo Vital corresponde aplicar un tratamiento específico a la documentación, lo que corresponde a diferentes tipos de archivo: gestión, central e histórico.
        Clasificación documental: proceso mediante el cual se establecen las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo documental de la Intendencia. Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada Identificación.
        Colección documental:
        (1) Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de procedencia.
        (2) Conjunto de documentos reunidos en forma ficticia por motivos de conservación o por su especial interés.
        Conservación: conjunto de procedimientos y medidas, destinados a asegurar la prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos.
        Conservación permanente: situación derivada de la fase de valoración que afecta a los documentos que han desarrollado valores secundarios y que en consecuencia no pueden ser eliminados.
        Custodia: responsabilidad jurídico-administrativa que implica por parte de los Archivos del Sistema el control y la adecuada conservación de las agrupaciones documentales bajo su responsabilidad.
        Descripción Documental: es una representación exacta de la unidad de descripción y en su caso, de las partes que la componen, mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información, que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido.
        Documento: es toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier soporte material, incluso los soportes informáticos.
        Documento de Archivo: es el testimonio material de un hecho o acto, cuya información esta contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier servicio o unidad de la Intendencia o persona, en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.
        Expurgo: Procedimiento archivístico que consiste en la selección de los documentos que se van a destruir, conforme a los plazos establecidos en la fase de valoración. Se trata de una eliminación responsable, a fin de que sólo aquellos que reúnen las mejores condiciones de testimonio e información alcancen la tercera edad, es decir, pasen al Archivo Histórico para su conservación perpetua, como piezas valiosas del Patrimonio Documental.
        Evaluación: es el proceso que precede a la Selección y consiste en analizar los documentos para su posterior valoración.-
        Fondo: agrupación documental mayor, integrada por todos los documentos con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente o recibidos y conservados por cualquier servicio o unidad de la Intendencia en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.
        Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Administración, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
        Guía: es el instrumento de descripción que proporciona información sobre el Fondo Documental Departamental; describiendo globalmente las características fundamentales de las agrupaciones documentales, la historia de los productores y facilitando información auxiliar acerca del horario y servicios disponibles a los usuarios.
        Hoja de remisión: hojas impresas cuya normalización es competencia del Archivólogo, en las cuales figuran datos referidos al origen o procedencia de la documentación y otros relativos a la documentación (número de unidades de conservación, descripción de las series contenidas en cada unidad, fechas extremas - sólo años -, entre otros). Estos datos, expuestos en forma de columnas, deberán ser cumplimentados, unos por el productor y otros por el receptor. No pueden faltar las firmas de los responsables.
        Índice: instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímicos, patronímicos y de conceptos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción; consistente en elegir los términos más apropiados para representar el contenido del documento para su localización.-
        Instrumentos de Descripción: son los vehículos utilizados para cualquier descripción realizada o recibida por un Archivo en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos, pues median entre los usuarios y el fondo documental institucional, previendo a diferentes niveles las interrogaciones susceptibles de ser planteadas.-
        Inventario: es el Instrumento que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su organización y que, por motivos de localización, se encuentra fraccionada en unidades de conservación.
        Nivel de descripción: es el lugar que ocupa la unidad de descripción en la jerarquía del fondo.
        Ordenación documental: consiste en la tarea material de establecer secuencias naturales cronológicas, numéricas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación. Se encuentra por lo tanto, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominado identificación.
        Organización documental: proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo.
        Patrimonio Documental Histórico: conjunto de documentos archivísticos que una vez agotado su valor inmediato o administrativo, son declarados de valor histórico permanente porque son expresión de su ser social y sirven para recrear su pasado.
        Plazo de vigencia administrativa: período reglado por las normas de procedimiento, durante el cual los valores primarios de una serie documental, de manera simultánea o sucesiva, mantienen su actividad en mayor o menor grado.
        Plazo precaucional: es el tiempo fijado por la Comisión de Evaluación y Selección Documental, en que se debe mantener un documento, atendiendo la necesidad de responder posibles reclamos administrativos o para servir de antecedente directo de otro documento, o de soporte jurídico a un documento que lo requiera.
        Prescripción documental: momento en el que se extinguen los valores primarios de los documentos administrativos.
        Preservación documental: conjunto de procedimientos intelectuales y mecánicos destinados a asegurar la perdurabilidad de los documentos.
        Procedencia: relación existente entre los documentos y los servicios o unidades de la Intendencia o personas físicas que los han producido, acumulado, conservado y utilizado, en el desarrollo de su propia actividad.
        Reproducción de documentos: conjunto de procedimientos de copia o microcopia realizados mediante cualquier tecnología y en distintos soportes.
        Restauración documental: conjunto de procedimientos técnicos destinados a devolver al papel sus condiciones primigenias, que comportan desde operaciones básicas como el lavado, oreo, secado, blanqueo, nebulización, alisado, etc., hasta aquellas más complejas que exigen la utilización de equipamiento específico (reintegración, laminación, fumigación, etc.).
        Selección Documental: proceso técnico por el cual cumplidos sus valores primarios y agotado su período de guarda precaucional, se establece cuáles de ellos han de conservarse para que sirvan a fines de investigación retrospectiva. Consiste a su vez en un estudio de valores: el valor para la administración que los produce (valor primario) y el valor para la investigación del pasado (valor secundario).
        Serie documental: documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad, que tiene una forma particular, o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o utilización.
        Subfondo: subdivisión del fondo, consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidad administrativa primaria subordinada.
        Tabla de Plazos Precaucionales: Consiste en un listado de tipos documentales o asuntos a los que se les asigna la cantidad de tiempo que han de ser conservados, desde que concluye la vigencia hasta la fecha de su desafectación tanto en los Archivos de Gestión como en el Archivo Central.  La desafectación de un documento de archivo implica: la transferencia al Archivo Histórico, para integrar el Patrimonio Documental Histórico o el expurgo.-
        Tipo documental: unidad documental producida por un servicio o unidad de la Intendencia en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos.
        Transferencia: procedimiento que implica el traslado físico de los documentos dentro del Sistema de Archivos, una vez que éstos han cumplido el plazo de permanencia en su unidad administrativa conforme a lo establecido por la normativa vigente, tanto a nivel nacional como departamental.
        Tratamiento archivístico: conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de control intelectual y físico de los documentos a lo largo de su ciclo vital.
        Unidad de conservación: Es la unidad física (caja) donde son guardados para su preservación los documentos de archivo.
        Unidad Documental: es el elemento básico de una serie documental, puede estar constituido por un solo documento o por varios desarrollados en un mismo trámite, formando un documento compuesto.
        Unidad de instalación: constituye una agrupación documental que no viene definida por el contenido o las características internas de los documentos, sino por la unidad física donde están instalados (estanterías).
        Valoración: fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia y conservación o eliminación total o parcial.
        Valor archivístico: conjunto de valores administrativos, legales, probatorios y/o informativos, que justifican la conservación permanente de los documentos.
        Valor histórico: aquél que posee el documento como fuente primaria para la historia.
        Valor primario: es aquel que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la institución, siendo de carácter fiscal, judicial, jurídico – administrativo, etc.
        Valor secundario: Es aquél que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor histórico, científico, social e informativo.
        Artículo 13º.- Las modificaciones al presente Reglamento requerirán del consenso expreso entre el Archivo Central y el Archivo Histórico.-
        10. Aprobar la creación de la Comisión de Evaluación y Selección Documental, que dependerá en línea asesora de la Secretaría General, con carácter permanente, que estará integrada en calidad de Miembros Permanentes por: un representante de la Secretaría General; un representante del Archivo Central de Montevideo de profesión Archivólogo designado por el ACM; un representante del Archivo Histórico de Montevideo de profesión Archivólogo designado por el AHM; un representante de la División Asesoría Jurídica; un Licenciado en Historia designado por la División Artes y Ciencias del Departamento de Cultura; un Licenciado en Sociología designado por la Secretaría General; y en calidad de Miembros Alternos por un representante de la dependencia productora de la documentación a evaluar o de la dependencia sucesora en el ejercicio de sus funciones, el que deberá ser convocado siempre que se evalúen los documentos de una determinada dependencia; y un representante de la Contaduría General.
        La Comisión podrá convocar en calidad de asesores a especialistas en cualquier disciplina, en representación de la Universidad de la República o a título personal por su reconocida idoneidad, cuando lo considere necesario por la tipología documental a valorar.
        1) Esta Comisión tendrá como cometidos:
        a) establecer las pautas para la evaluación y selección de los documentos de la Intendencia de Montevideo;
        b) determinar los valores de los documentos y los plazos de conservación de los mismos;
        c) establecer modificaciones en el plazo de guarda de los documentos en los archivos que componen el sistema, así como autorizar excepciones en los plazos de guarda previstos, de conformidad con la normativa vigente en materia de conservación de los documentos.
        2) La Comisión sesionará en forma ordinaria dos veces al año, con una frecuencia semestral y en forma extraordinaria cada vez que se requiera.
        3) Las dependencias con representación en la Comisión de Evaluación y Selección Documental, tendrán un plazo máximo de 20 días hábiles a partir de la aprobación de la presente Resolución, para comunicar al Archivo Central de Montevideo los nombres de los funcionarios (titular y suplente) que actuarán en representación de las mismas.
        4) El Archivo Central deberá promover en un plazo máximo de 30 días hábiles a partir de la aprobación de la presente resolución, el dictado de una Resolución de la Intendenta designando a quienes integrarán la Comisión (titulares y suplentes) en calidad de Miembros Permanentes y quienes representarán a la Contaduría General de la Intendencia en calidad de Miembros Alternos.
        5) El Archivo Central realizará las gestiones necesarias ante las dependencias con representación en la Comisión de Evaluación y Selección Documental, que permitan asegurar el cumplimiento de las actuaciones establecidas en el numeral precedente.
        6) Los representantes de las unidades productoras de los documentos que integrarán la Comisión en calidad de Miembros Alternos, serán convocados por intermedio del Archivo Central, a propuesta de la propia unidad productora, teniendo en cuenta la especificidad de los asuntos administrativos a valorar.-
        11. Aprobar el siguiente Reglamento de Funcionamiento de la Comisión de Evaluación y Selección Documental:
        Artículo 1º.- La Comisión de Evaluación y Selección Documental, con competencias formales para determinar los valores de los documentos y los plazos de guarda de la documentación, se vincula con el Sistema de Archivos de la Intendencia a través de sus archivos Central e Histórico.
        Artículo 2º.- Las sesiones de la Comisión serán presididas por el representante del Archivo Central, a efectos de coordinar y organizar el funcionamiento de la sesión. En caso de ausencia del mismo, esta responsabilidad recaerá en el representante del Archivo Histórico.
        Artículo 3º.- La convocatoria a las sesiones ordinarias las realizará el Archivo Central, quien será responsable de notificar a los Miembros Permanentes de la Comisión, así como también a los Miembros Alternos y asesores cuando corresponda; debiendo coordinar fecha, hora y lugar de cada sesión.
        Artículo 4º.- La convocatoria a las sesiones extraordinarias podrá ser realizada por el Archivo Central (ACM) o por el Archivo Histórico (AHM). El archivo convocante será responsable de que la misma se realice de acuerdo a lo previsto en el artículo anterior.
        Artículo 5º.- El archivo convocante (ACM o AHM) deberá elaborar la propuesta del proceso de evaluación de los documentos en coordinación con el otro archivo (ACM o AHM) y entregarla a los Miembros Permanentes y Alternos, cuando corresponda, de la Comisión, con 10 días hábiles de antelación a la fecha prevista para la sesión.
        Artículo 6º.- Cada miembro de la Comisión, una vez recibida la notificación, será responsable de asegurar su participación en la sesión de la Comisión para la que fue convocado. En caso de no poder concurrir deberá comunicar formalmente, mediante nota firmada al representante del Archivo Central y a su propio suplente con un mínimo de 48 horas de antelación, debiendo entregar a este último la propuesta del proceso de evaluación a ser considerada por la Comisión, para su estudio previo.
        Artículo 7º.- Para poder sesionar la Comisión deberá contar con un quórum mínimo de 4 miembros permanentes y la totalidad de los miembros alternos que hayan sido convocados. Las decisiones se tomarán siempre por mayoría simple (mitad más uno de los votos) teniendo el mismo valor el voto de cada uno de sus miembros. En caso de empate la Comisión buscará los mecanismos que le permitan adoptar las decisiones; podrá: convocar nuevos asesores para ampliar información, convocar una nueva reunión asegurando la presencia de todos sus miembros, entre otras.
        Artículo 8º.- La primera reunión ordinaria de constitución de la Comisión será convocada por el Archivo Central, quien tendrá la potestad de cursar las invitaciones que considere necesarias para enriquecer esta instancia.
        Artículo 9º.- En su primera sesión la Comisión tratará y adoptará decisiones genéricas, que permitan agilizar el funcionamiento del Sistema, en base a una propuesta conjunta presentada por los Archivos Central e Histórico que entre otros aspectos deberá contemplar:
        - Declarar con valor facilitativo toda la documentación que se produce en apoyo a la actividad administrativa, en las distintas unidades de la Intendencia.
        - Ratificar los plazos de conservación ya previstos por leyes nacionales o departamentales o sus modificaciones.
        - Declarar con valor histórico la documentación en guarda en el Museo y Archivo Histórico – Cabildo de Montevideo.
        - Declarar con valor histórico la documentación de permisos de construcción en guarda en la Facultad de Arquitectura de la UdelaR.
        - Declarar con valor histórico la documentación incluida a tal efecto en la propuesta, correspondiente al deslinde del subfondo Archivo de la Ciudad de Montevideo.
        Artículo 10º.- El Archivo Central designará un funcionario administrativo para llevar las actas de todas las sesiones de la Comisión. El ACM enviará las actas en formato electrónico a los miembros de la Comisión que participaron de la sesión, para su ratificación o rectificación. Una vez ratificadas, deberá procurar la firma de las actas en formato papel por parte de los mismos.
        Artículo 11º.- Quien representa al Archivo Central en la Comisión será responsable de promover la aprobación mediante resolución de la Intendenta de las decisiones que adopte la Comisión de Evaluación y Selección Documental.
        Artículo 12°.- La Comisión de Evaluación y Selección Documental llevará adelante las siguientes funciones:
        - Analizar las propuestas elevadas por el Archivo Central y/o Archivo Histórico, sobre las diferentes tipologías documentales que generan y custodian las unidades administrativas, a efectos de su evaluación.
        - Evaluar la vigencia administrativa-legal y el valor de los documentos producidos o gestionados por la Intendencia de Montevideo, determinando el plazo de guarda precaucional para cada agrupación documental.
        - Establecer directrices para la elaboración y actualización de la Tabla de Plazos Precaucionales, basadas en los procesos de valoración y selección de los documentos.
        - Asesorar a los archivos que integran el Sistema, a las unidades y centros de información de la Intendencia de Montevideo y a los Gobiernos Municipales, sobre la valoración y selección de su producción documental.
        - Analizar y autorizar cuando corresponda, la extensión del plazo de guarda de la documentación en los archivos de Gestión, propuesta por el Archivo Central a solicitud de las unidades administrativas, teniendo en cuenta los fundamentos de la unidad y las condiciones de preservación; así como modificaciones en los plazos de guarda en los archivos que componen el Sistema.
        Artículo 13°.- Las decisiones adoptadas por la Comisión de Evaluación y Selección Documental serán elevadas a la Secretaría General para su aprobación por resolución de la Intendenta, las que una vez aprobadas deberán ser recogidas en la Tabla de Plazos Precaucionales y su cumplimiento alcanzará a todas las unidades administrativas de la Intendencia de Montevideo y a los archivos del Sistema.
        Artículo 14°.- Las modificaciones al presente Reglamento serán por iniciativa de la Comisión, a propuesta del Archivo Central, del Archivo Histórico o de los Miembros Permanentes y/o Alternos de la misma. En las sesiones en que se traten modificaciones al Reglamento, deberán participar los Miembros Permanentes titulares, requiriéndose la presencia de la totalidad de los mismos.-
        12. Facultar al Equipo Técnico de Actualización Normativa e Información Jurídica dependiente de la División Asesoría Jurídica, a realizar las modificaciones correspondientes en el Volumen II del Digesto.-
        13. Comuníquese a todos los Municipios, a todos los Departamentos; a las Divisiones Asesoría Jurídica; Asesoría de Desarrollo Municipal y Participación; Información y Comunicación; Administración de Personal y Artes y Ciencias; al Centro de Formación y Estudios; y pase al Equipo Técnico de Actualización Normativa e Información Jurídica de la División Asesoría Jurídica a sus efectos.-
ANA OLIVERA, Intendenta de Montevideo.-
RICARDO PRATO, Secretario General.-