Resolución N° 3259/08
Nro de Expediente:
6003-000457-08
 
PLANIFICACION
Fecha de Aprobación:
28/7/2008

Tema:
CONVENIO

Resumen:
Aprobar el texto del Convenio interinstitucional a suscribirse entre esta Intendencia Municipal y el Banco de Seguros del Estado para la implantación en éste del Sistema de Gestión de Recursos Humanos (SRH).-

Montevideo, 28 de Julio de 2008.-
 
          VISTO: las presentes actuaciones iniciadas por la División Tecnologías de la Información referentes a la firma de un Convenio entre esta Intendencia Municipal y el Banco de Seguros del Estado para la implantación del Sistema de Gestión de Recursos Humanos (SRH) en éste;
          RESULTANDO: 1º) que el Banco de Seguros del Estado ha expresado interés en implementar dicho sistema en su organización;
          2º) que la Asesoría Jurídica informa que desde el punto de vista jurídico formal se trata de un convenio interinstitucional, no mereciendo objeciones, sugiriendo realizar algunas modificaciones, las cuales fueron recogidas en la redacción del mismo;
          CONSIDERANDO: que el Director General del Departamento de Planificación, estima procedente dictar resolución en el sentido indicado;
          EL INTENDENTE MUNICIPAL DE MONTEVIDEO
          RESUELVE:
          1º. Aprobar el texto del Convenio a suscribirse entre esta Intendencia Municipal y el Banco de Seguros del Estado, en los siguientes términos:
          CONVENIO DE COLABORACION
          BANCO DE SEGUROS DEL ESTADO –
          INTENDENCIA MUNICIPAL DE MONTEVIDEO
          En la ciudad de Montevideo, el ** de ***** de dos mil ocho, los que suscriben: Por una parte. La INTENDENCIA MUNICIPAL DE MONTEVIDEO (en adelante I.M.M.), con domicilio a todos los efectos en la Avenida 18 de Julio 1360 de esta ciudad, representada por el Sr. Intendente Municipal Ricardo Ehrlich. Por otra parte. El BANCO DE SEGUROS DEL ESTADO (en adelante B.S.E..), con domicilio a todos los efectos en la calle Mercedes número 1051 de la ciudad de Montevideo, representada por el Sr. ******, quienes acuerdan celebrar el presente convenio:
          ARTICULO PRIMERO. Antecedentes. I) La I.M.M. cuenta con un sistema informático de gestión de recursos humanos (en adelante SRH), que soporta la gestión de todo lo relativo a la administración, gestión económica, selección, formación, control de presentismo, salud ocupacional, liquidación de haberes, entre otros, de los recursos humanos que trabajan en la organización. II) El B.S.E. ha expresado interés en implantar dicho sistema en su organización. III) Para alcanzar dicha finalidad y en el marco de lo previsto en la Resolución 3778/06 del 2 de octubre de 2006, las partes han resuelto la suscripción del presente convenio que tiene por objeto específico la implantación del sistema mencionado en el B.S.E.
          ARTICULO SEGUNDO. Objeto. La I.M.M. implantará, dará el apoyo, y realizará la transferencia tecnológica del sistema SRH al B.S.E. que acepta, en un todo de acuerdo a las cláusulas del presente convenio.
          ARTICULO TERCERO. Contraprestación. El B.S.E. se hará cargo de los gastos funcionales y de infraestructura que le genera a la I.M.M. dicha colaboración, todo lo cual se estima en la suma de $ 2.047.500 (pesos uruguayos dos millones cuarenta y siete mil quinientos), (valor a la fecha del contrato). Dichos gastos, incluidos los ajustes correspondientes de acuerdo al artículo cuarto, serán abonados: a) setenta por ciento (70%) en cuatro (4) cuotas mensuales, iguales, consecutivas, pagaderas a mes vencido, venciendo la primera de ellas a los treinta (30) días de la fecha en que la I.M.M. comenzó a trabajar, b) quince por ciento (15%) transcurridos treinta (30) días corridos a partir de la puesta en producción del sistema notificada por la I.M.M., sin haberse presentado objeciones por parte del B.S.E. o habiéndose presentado fueron levantadas a satisfacción, c) el restante quince por ciento (15%) finalizada la entrega de la totalidad de los módulos , y la generación de dos liquidaciones de haberes del Organismo.
          ARTICULO CUARTO. Ajuste del pago de gastos. Los gastos se ajustarán por la aplicación de la siguiente fórmula paramétrica: G1 = G0 * SM1 / SM0, donde G0 es el valor del gasto indicado en el artículo tercero, G1 es el valor del gasto ajustado, SM0 es el valor del Sueldo Base de los funcionarios de la Intendencia Municipal de Montevideo en el grado más bajo al 01/10/2007 (01/01/2008) y SM1 es el valor del Sueldo Base de los funcionarios de la Intendencia Municipal de Montevideo en el mismo grado al último día del mes anterior a la fecha del pago.
          ARTICULO QUINTO. Alcance.
          I) Las actividades a desarrollar y los productos a entregar por parte de la I.M.M. serán los siguientes:
          a) Actividades del proyecto
          Relevamiento de la situación origen de los procedimientos más relevantes, tomando como base el estudio de factibilidad realizado anteriormente y sus actualizaciones.
          Adaptación de los procedimientos soportados por el Sistema e implementación de cambios e interfases para las necesidades del B.S.E., de acuerdo al Anexo II.
          Asesoramiento en la determinación de los elementos de Hardware, Software y comunicaciones necesarios;
          Diseño de las campañas de captura de datos;
          Formación a instructores del B.S.E.;
          Formación a un equipo de desarrollo del B.SE. para la puesta en producción;
          Soporte a la difusión previa (colaboración);
          Seguimiento y monitoreo del funcionamiento por el plazo establecido en el cronograma elaborado;
          b) Productos a entregar
          Estructura de la base de datos que soporta el sistema ORACLE versión 10gr2.
          Programas fuentes y ejecutables en forms 10 y reports.
          Documentación relacionada con los puntos anteriores.
          Documento de relevamiento de situación origen de los procedimientos más relevantes.
          Documento de requerimientos de hardware, software y comunicaciones necesarias.
          Documento para diseño de procedimientos.
          Pautas para la realización de guías de usuario.
          Plan de las campañas de datos a realizar (colaborar).
          Plan de difusión y de capacitación a usuarios (colaborar).
          Capacitación en el uso del Sistema, a usuarios seleccionados de las áreas específicas vinculadas con los mismos: Recursos Humanos, Servicio Médico, Capacitación, Selección, Contaduría (Liquidación de Haberes).
          Capacitación a instructores con el cometido de extender la formación a otros usuarios del B.S.E.
          Formación de funcionarios informáticos del B.S.E. en el mantenimiento del SRH, (quienes desarrollarían la personalización conjuntamente con la I.M.M).
          implementación de interfases con otros sistemas del B.S.E. (desarrollado necesariamente en forma conjunta para todos los módulos).
          c) Apoyo posterior. Culminada la implantación del sistema se brindarán hasta 100 horas de apoyo posterior a ser utilizadas hasta la generación de la segunda liquidación del organismo
          II) Tareas no contempladas en el marco del proyecto.
          La realización de toda actividad no enumerada en este documento ni detallada en el Anexo II, será de responsabilidad del B.S.E, así como lo son las siguientes:
          preparación y digitación de la información al nuevo sistema
          elaboración de la información necesaria para la conversión de la información histórica
          compra, instalación y puesta en funcionamiento del equipamiento de hardware, del software y de comunicaciones, necesarios para el correcto funcionamiento del nuevo sistema
          administración de la base de datos
          mantenimiento y operación de la red informática del B.S.E.
          ARTICULO SEXTO. Apoyo Adicional. En caso de ser necesario nueva asistencia, se brindará con las horas de apoyo adicional que las partes estimen, correspondiendo pagar $ 630 (pesos uruguayos seiscientos treinta) por hora, (valor fecha del contrato). Este valor se ajustará por la aplicación de la fórmula paramétrica indicada en el artículo CUARTO.
          Si la asistencia requiere el traslado de funcionarios de la I.M.M. al B.S.E., se mantendrán los requisitos especificados en el Artículo Noveno, inciso c).
          ARTICULO SÉPTIMO. Licenciamiento y Propiedad Intelectual. A través de este convenio, la I.M.M. autoriza por tiempo ilimitado al B.S.E..a hacer el uso del sistema SRH en todas las dependencias que ésta considere necesario, así como a realizar copias con fines de prueba, respaldo y contingencia.-
          El BSE no podrá vender la estructura de datos o programas, ni cederlos a cualquier título, a otros Organismos públicos o privados, salvo expresa autorización de la I.M.M.
          ARTICULO OCTAVO. Acuerdo de confidencialidad IMM - BSE.
          a) I.M.M. y B.S.E. convienen que toda la información, sin importar la forma o formato en la que se crea o utiliza, incluyendo, pero sin limitar la comunicación verbal, escrita, bases de datos de sistemas informáticos, aplicativos informáticos, o transmisiones, cintas, diskettes, reportes generados por computadora, correo electrónico, mensajes de correo de voz, fax, minutas de reunión y papeles de trabajo y en general, cualquier información no rotulada de forma expresa como "Información de Uso Público", constituye “Información Confidencial”.
          b) Cada parte utilizará la Información Confidencial de la otra parte que le sea revelada únicamente a los fines de este Acuerdo y no la revelará a ningún tercero sin el previo consentimiento por escrito de la otra parte y de los empleados de cada una sobre una base de conocimiento necesario. Cada parte conviene adoptar medidas para proteger la intimidad de la Información Confidencial de la otra parte que, en su conjunto, equivalga a las que utiliza para proteger la intimidad de su propia Información Confidencial, pero como mínimo deberá adoptar las medidas que sean razonables para informar a sus empleados y sus subcontratistas, acerca del carácter confidencial de la Información Confidencial y de las prohibiciones de copiar o revelar la misma.
          c) Tanto I.M.M. como B.S.E. convienen requerir que la Información Confidencial de la otra parte sea mantenida en un lugar razonablemente seguro. Ninguna de las partes estará obligada a tratar como confidencial ni estará sujeta de otro modo a las restricciones sobre el uso, revelación o tratamiento contenidas en este Acuerdo para cualquier información revelada por la otra parte para el caso en que la misma sea: (1) legítimamente conocida por el receptor antes de ser revelada por el emisor; (2) desarrollada de manera independiente por el receptor sin basarse en Información Confidencial; o (3) esté o pase a estar disponible al público sin violar este Acuerdo o que pueda ser obtenida en forma lícita por parte de un tercero que no es parte. No obstante ello, cualquiera de las partes tendrá derecho a revelar Información Confidencial de la otra a un tercero en la medida en que ello sea requerido por ley, o por autoridades administrativas o judiciales, siempre que (y sin incurrir en incumplimiento de ningún requisito legal o reglamentario), sea razonablemente factible y se curse inmediata notificación por escrito a la otra parte.
          d) Las partes no podrán revelar, directa o indirectamente, las Informaciones Confidenciales a cualquier persona sin consentimiento escrito de la otra parte, exceptuando sus empleados, contratados o proveedores o afiliados que necesiten recibir esas informaciones para la fiel ejecución de este contrato, siendo directamente responsable por la utilización de tales informaciones por sus empleados, proveedores, directores y contratados. Esta obligación se extiende a perpetuidad. Las partes asumen las responsabilidades de naturaleza civil sin límite de especie alguna. Las disposiciones de esta cláusula no se aplican a las hipótesis legales que relevan la obligación de guardar secreto.
          ARTICULO NOVENO. Requerimientos del Proyecto. Los requisitos que deben cumplirse por parte del B.S.E. para la obtención de los objetivos son:
          a) Equipamiento Informático. El B.S.E. deberá contar con el equipamiento informático adecuado para la instalación del software objeto de este convenio, a saber:
          Servidor de base de datos ORACLE.
          Servidor de aplicaciones.
          Puestos cliente con herramientas ORACLE.
          Puestos cliente con herramientas de administración de la base de datos.
          Impresoras láser.
          Acceso remoto: posibilidad de comunicación entre equipos informáticos de ambos Organismos.
          b) Recursos Humanos. Con el objetivo de dar cumplimiento al Proyecto, el B.S.E. deberá asegurar la afectación de personal propio calificado. Tal asignación deberá efectivizarse desde el inicio del Proyecto, requiriendo una activa participación, cooperación y respaldo de cada área involucrada durante todo el proceso. La participación del personal del B.S.E. afectado al proyecto deberá ser flexible a lo largo del desarrollo del mismo. Esto significa que si en función del volumen de trabajo y los plazos establecidos es necesario incrementar la dotación inicial o si existen razones para dar de baja un recurso del proyecto, esto sea viable. Deberá asegurarse la participación y colaboración de todas aquellas personas que por su rol en el B.S.E. sea necesario consultar, entrevistar, etc.
          c) Otros requisitos. El B.S.E. deberá proveer además, la infraestructura y soporte logístico necesarios para el funcionamiento del Proyecto; esto incluye entre otros:
          PARA EVENTUALES TRABAJOS EN LAS INSTALACIONES DEL B.S.E.
          Espacio físico estable para trabajo del equipo de Proyecto.
          Aulas equipadas para cursos.
          Mobiliario:
          - el necesario para el personal del B.S.E. afectado al Proyecto
          - seis estaciones de trabajo para el equipo de la I.M.M.
          - mesa y sillas para reuniones de trabajo
          - archivo
          Equipamiento informático - se deberá asegurar acceso a:
          - seis estaciones de trabajo para uso del personal de la I.M.M., con el software adecuado para el desarrollo de aplicaciones en entorno.
          - Impresora láser de porte medio.
          - Fotocopiadora.
          - Fax.
          - Línea telefónica con posibilidad de llamadas externas a la Organización.
          Materiales de oficina.
          Transporte afectado a las tareas del Proyecto, en caso de traslado a las Sucursales del interior.-
          Disponibilidad y acceso en tiempo y forma a cualquier documentación o información requerida.
          Si durante el transcurso del proyecto surgieran factores que afectaran los requisitos establecidos en el Artículo noveno, se deberán estudiar, por el Comité de Dirección (Artículo decimosegundo) las acciones correctivas o alternativas, de modo de solucionar cualquier impacto negativo para la obtención de los objetivos y cumplimiento de los planes del proyecto. El Comité contará con un plazo de diez días hábiles para expedirse a contar del siguiente a la recepción del planteo. Las resoluciones se adoptarán por acuerdo entre las contrapartes del Banco y de la I.M.M..
          ARTICULO DECIMO: Cronograma. La implementación e implantación del sistema se realizará conforme los plazos y actividades establecidas en el anexo I, 4. Asimismo, las partes acuerdan expresamente que el referido cronograma no tiene carácter definitivo, siendo necesario revisarlo y detallarlo al menos en los siguientes momentos: segundo mes de la primera etapa (30 de mayo 2008) y en otra oportunidad que las partes fijen de común acuerdo. Toda otra modificación del cronograma será objeto de Discusión del Comité de Dirección con el fin de alcanzar acuerdos satisfactorios para ambas partes.
          En caso de constatarse desviaciones significativas en el cumplimiento del cronograma, las partes buscarán acuerdos satisfactorios para ambas, sobre la base del valor de la hora hombre prevista en la cláusula 6ta.
          ARTICULO DECIMOPRIMERO. Mantenimiento correctivo. A partir de la finalización del proyecto, la I.M.M. brindará sin costo el mantenimiento correctivo del Sistema. Se entiende por mantenimiento correctivo toda modificación tendiente a resolver posibles defectos de un sistema en el cumplimiento de las funcionalidades propias del mismo. El mantenimiento correctivo estará a cargo de la I.M.M en coordinación con el B.S.E. y cesará en caso de producirse cualquiera de las siguientes condiciones: a) modificación unilateral por parte del B.S.E. del sistema implantado; b) decisión unilateral del B.S.E. comunicada a la I.M.M. con un plazo mínimo de un año de antelación; c) decisión unilateral de la I.M.M. comunicada con un plazo mínimo de un año de antelación.
          En caso de darse cualquiera de estas condiciones, el B.S.E podrá continuar utilizando las versiones anteriores tomando la responsabilidad por su mantenimiento. El mantenimiento se brindará mediante el envío de las nuevas versiones de software en medio digital, incluyendo la correspondiente documentación, código fuente y ejecutable. Todo otro soporte o apoyo que el B.S.E. requiera en el uso o implantación de cambios al sistema será objeto de futuros convenios.
          ARTICULO DECIMOSEGUNDO. Contralor del cumplimiento. Las partes formarán, en un plazo de quince días a partir de la firma de este convenio, un Comité de Dirección integrado por representantes de alta jerarquía de cada una de ellas, responsable del seguimiento de la ejecución de este convenio.
          ARTICULO DECIMOTERCERO. Responsabilidad frente a terceros. Cada parte será responsable de los daños que provoque con su accionar.
          ARTICULO DECIMOCUARTO Incumplimiento. Las partes acuerdan: a) la mora de pleno derecho por el mero vencimiento de los plazos en que deban cumplir sus obligaciones o por el hecho de hacer o no hacer algo contrario a lo estipulado, sin necesidad de interpelación judicial o extrajudicial alguna, b) la indivisibilidad del objeto de las obligaciones, c) el telegrama colacionado o cualquier otro medio fehaciente como forma válida de notificación o intimación entre ellas y d) como domicilios especiales a todos los efectos judiciales o extrajudiciales derivados de este convenio, los indicados como suyos precedentemente, e) para el caso que cualquiera de las partes incumplieran las obligaciones contraídas se aplicará el literal a) del presente Artículo.
          Si el B.S.E. dejare de abonar los gastos previstos, en los plazos estipulados, el proyecto queda automáticamente suspendido, pudiendo la I.M.M. dar por incumplido el mismo, previa intimación de pago, y en tal caso, suspender definitivamente la colaboración, sin responsabilidad alguna.
          ARTICULO DECIMOQUINTO. Conjuntamente con el presente convenio se firman los anexos I y II, que forman parte de éste, en el que se determina el enfoque del proyecto, las consideraciones de partida y la organización del proyecto.
          Para constancia y en prueba de conformidad, las partes suscriben el presente convenio en dos ejemplares del mismo tenor en el lugar y fecha arriba indicados.-
          2º. Comuníquese a Secretaría General para cursar nota y a Asesoría Jurídica; al Servicio de Escribanía; a la Unidad de Control de Contratos y Convenios; a la División Tecnologías de la Información y pase a la Asesoría del Departamento de Planificación para la formalización del presente Convenio, y demás efectos.-
RICARDO EHRLICH, Intendente Municipal.-
ALEJANDRO ZAVALA, Secretario General.-