Expediente electrónico

01.08.2016
 
Expediente electrónico
 
Comenzamos a utilizar el nuevo Sistema de Expediente Electrónico (SEL), un hito fundamental para una gestión más transparente, ágil y eficiente.

A través del nuevo sistema, que fue puesto en marcha el 21 de junio, dimos respuesta a una de las mayores demandas ciudadanas: la profundización en la mejora de la gestión. Se trata de un cambio cultural apoyado en la tecnología, y estructural a nivel de la gestión departamental.

El nuevo sistema sustituirá al actual Sistema de Seguimiento (SEM), convirtiéndose en el único mecanismo válido para la tramitación de expedientes públicos.

4.000 funcionarias y funcionarios fueron capacitados previamente para el uso de esta nueva herramienta, a través de cursos y contando con material de apoyo, para que la transición hacia al SEL sea gradual y ordenada. 

La incorporación del nuevo sistema se realizará de forma paulatina, complementándose al inicio con su versión papel y yendo hacia la optimización de forma gradual, para respetar los procesos de adaptación de funcionarias y funcionarios.

El SEL es una herramienta transversal, que será utilizada tanto en la administración central como sus dependencias, y en los municipios y sus centros comunales zonales.

Beneficios del SEL

  • Ahorro de tiempo: mediante la eliminación del tiempo de registro de pases y traslados, y posibilitando búsquedas más ágiles.
  • Ahorro de recursos: en el uso de papel y reducción de su impacto contaminante, tanto del expediente original como de sus fotocopias y duplicados. Además, la eliminación de traslado físico repercutirá favorablemente en la reducción del impacto contaminante. La digitalización de los expedientes eliminará en forma progresiva la infraestructura de archivo físico.
  • Mejora en la calidad de trabajo: a través del SEL se determinará cada etapa del trabajo asignado, así como aquél que esté pendiente podrá ser identificado claramente. Ésto permitirá facilitar la organización de la tarea, beneficiando a las funcionarias y los funcionarios y sus equipos de supervisión. Además el sistema asegura uniformidad en la forma de realizar cada trámite, lo que repercutirá en mayor practicidad y más garantías para tanto funcionarias y funcionarios, como ciudadanas y ciudadanos.
  • Seguridad, trazabilidad y transparencia: los procesos iniciados en el SEL serán trazables, otorgando garantías para usuarios y la ciudadanía. A su vez, la condición digital del expediente permitirá asegurar su perfecta conservación, así como evitar posibles pérdidas, extravíos o adulteraciones. El nuevo sistema incorpora protocolos de seguridad de confidencialidad selectiva, asegurando el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales y brindando herramientas de reserva a aquellos los que lo demanden. La transparencia estará garantizada ya que el SEL permitirá generar auditorías de todos los procesos, respondiendo las preguntas claves quién, cuándo y qué.
Dependencia responsable: 
Piso 1 y 1/2 sector Soriano, puerta 1 501
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